Чем шире размах бизнеса, тем больше данных и тем опаснее обращения к Excel. «В этой программе сложно организовать версионность и периодичность хранения и анализа большого объема данных, отслеживать регламент сбора информации по филиалам», – говорит руководитель бизнес-направления «1С» компании «Микротест» Оксана Сиротина. Она вспоминает историю с крупным агропромышленным холдингом (20 филиалов, в штате около 40 тыс. сотрудников), который использовал Excel для консолидации отчетности. И потому нередко опаздывал с ее сдачей в налоговые органы. Суммы штрафов достигали 0,1% выручки, для компании такого масштаба составляли значительные суммы. Такова цена привычки.

Жизнь c Office. Наиболее распространенная сфера применения Excel – планирование. Один из территориально распределенных банков составлял годовые бюджеты поквартально, разумеется, с помощью таблиц. Специальные отделы отвечали за подготовку смет на основании заявок потребляющих подразделений. Планы пересылались в департамент финансового планирования и контроллинга, где проходили контроль и утверждение. Впоследствии каждый платеж контролировался бюджетными контролерами: вручную, сверяясь с данными плана в Excel. Платежи согласовывались на бумаге, в результате процесс согласования заявок на расходы был мучительно долгим и непрозрачным, а отчетность появлялась с опозданием на месяц. Если же в бюджет вкрадывалась ошибка, то согласование платежа превращалось в сумасшедшую чехарду.
В обоих случаях проблемы решила автоматизация процесса. В системе агрохолдинга появилась функция контроля за соблюдением сроков представления информации, в результате штрафы свелись «к нулю». Сократилось число сотрудников, занятых составлением отчетности, сумма их зарплат за год трижды окупила автоматизацию. История банка также закончилась внедрением системы бюджетирования, согласование стало занимать в два раза меньше времени, сократилось число ошибок. Как следствие – появилась возможность на 20% сократить штат финансового департамента и отделов, формирующих сметы.

Бизнес-приложения. Excel может навредить, даже если в компании используются специальные учетные системы. В «Еврофинанс-Моснарбанке» одновременно с системой, позволяющей консолидировать бюджеты, используется Excel – для оперативного планирования хозяйственных бюджетов на уровне подразделений. Таблицы импортируются в систему, где формируется сводный бюджет. «Часто подводит форматирование, – рассказывает Марат Валеев, замдиректора управления банковских технологий департамента информационных технологий «Еврофинанс-Моснарбанка». – Если при вводе данных в Excel-таблицы формат ячеек случайно был изменен пользователем, то процедуры импорта перестают распознавать значения полей. В результате часть плановых показателей не попадает в сводный бюджет, и он формируется некорректно». Сейчас в банке идет проект автоматизации бюджетирования на операционном уровне.
Небольшая розничная сеть «Эдельвейс» решила аналогичную проблему с помощью «1С». До нее с помощью Excel контролировалась дебиторская задолженность, планировались затраты и движение денежных средств. Отчетность предоставлялась руководителю 1–4 раза в месяц. «Каждый сотрудник, несмотря на утвержденные корпоративные отчетные формы, составлял отчет по своему усмотрению: добавлял пару колонок, комментарии, – рассказывает Оксана Сиротина. – И руководитель уже не мог простым копированием объединить полученные отчеты в один файл. Приходилось тратить на это изрядное количество своего рабочего времени».
Несмотря на автоматизацию, привычка к калькуляторному Excel неистребима. Как говорит финансовый директор группы компаний «Синтерра» Николай Жмуренко, «убить Excel нельзя, в этих таблицах всегда кто-нибудь что-то делает». Притом что «Синтерра» использует ERP-систему на базе Microsoft Dynamics AX.